Datenschutzhinweise Mitarbeiterportal

Hinweis für die Verwaltung: Dieser Text ist ein Entwurf und muss vor dem echten Start von eurer Datenschutzkoordination (Alexander Korn) geprüft und freigegeben werden.

1. Verantwortlicher

Teamflex Solutions GmbH · Thüringer Allee 12 · Servicehof Nord – Haus 4 · 14052 Berlin · Telefon: +49 30 86 800 11 00 · E-Mail: info@teamflex-solutions.de

Ansprechpartner für den Datenschutz: Alexander Korn · (030) 86 800 11 – 75 · korn@teamflex-solutions.de

2. Zweck des Portals

Das Mitarbeiterportal dient ausschließlich der internen Information und Organisation: Dienstpläne, Einsätze, Termine, Formulare, Unternehmens-News und interne Kontakte. Der Zugang ist auf Mitarbeitende der Teamflex Solutions GmbH beschränkt.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Kontodaten (erforderlich): Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Zeitpunkt der Registrierung und der Datenschutz-Zustimmung. Rechtsgrundlage: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) bzw. berechtigtes Interesse an einer internen Kommunikationsplattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Freiwillige Profilangaben: Profilbild, Geburtstag sowie die Anzeige auf der internen Mitarbeiterliste. Diese Angaben beruhen auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und können jederzeit unter „Mein Profil“ geändert oder entfernt werden.
• Von der Verwaltung gepflegte Angaben: Funktion, geschäftliche Telefonnummer und geschäftliche E-Mail-Adresse zur internen Erreichbarkeit.
• Inhalte: Von dir eingereichtes Feedback (auf Wunsch anonym) sowie ggf. von der Frontend-Redaktion veröffentlichte Beiträge.

4. Server-Logdateien und IP-Adressen

Das Portal selbst wertet keine IP-Adressen aus und setzt keine Tracking- oder Analyse-Werkzeuge ein. Beim Aufruf der Seiten speichert unser Hosting-Anbieter (Strato AG, Berlin) jedoch – wie technisch üblich – automatisch Server-Logdateien mit IP-Adresse, Datum/Uhrzeit und aufgerufener Seite. Dies dient der Betriebssicherheit und Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Logdateien werden vom Hoster nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Mit der Strato AG besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

5. Cookies

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzungs-Cookies von WordPress). Es werden keine Werbe-, Marketing- oder Tracking-Cookies gesetzt.

6. Empfänger der Daten

Die Daten sind nur für angemeldete Mitarbeitende sichtbar; bestimmte Inhalte zusätzlich nur für zugeordnete Gruppen. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb des Unternehmens findet nicht statt – mit Ausnahme des technischen Betriebs beim Hoster (siehe Punkt 4) und des E-Mail-Versands über unser E-Mail-Postfach.

7. Speicherdauer

Dein Konto bleibt für die Dauer deiner Beschäftigung bestehen und wird nach deren Ende gelöscht bzw. deaktiviert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Freiwillige Angaben kannst du jederzeit selbst entfernen.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 15–21 DSGVO). Wende dich dazu an die oben genannte Datenschutzkoordination. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit).

Stand: Juli 2026 – Entwurf